Samen zorgen voor tevreden patiënten: 5 tips

Een goede bezetting van de behandelruimten, een juiste balans tussen controle en behandelingen, tevreden patiënten in de wachtkamer. Welke zorgpraktijk wil dit nu niet? Hoe kan je je – naast vakbekwaamheid en goede apparatuur – onderscheiden? Juist, door jouw personeel. Jouw medewerkers zijn namelijk het visitekaartje van de praktijk.

Van cliënt naar tevreden patiënt

Zij stralen uit waar jij als tandarts(praktijk) voor staat. Alle patiënten krijgen namelijk ook te maken met de receptie, assistent, behandelaar en de praktijkmanager. Dus als je wil dat patiënten de praktijk als gastvrij ervaren dan moet jij jouw patiënt ook centraal stellen in het praktijkbeleid. Zo worden jouw cliënten, tevreden patiënten.

5 Tips

Hieronder zie je een aantal simpele tips, waardoor je al veel gastvrijer en toegankelijker kunt overkomen en oplossingen op maat kan bieden:

1. Wat wilt u dat patiënten ervaren?

Goede ideeën worden vaak spontaan geboren. In een enkel geval leggen we de ideeën vast en heel soms delen we deze verkennend met anderen. Ga eens voor jezelf na wat je wil dat jouw patiënten ervaren in jouw praktijk. Dit vat je samen in een paar kernwaarden. Bijvoorbeeld gastvrij, oplossingsgericht en meedenkend.

Waak voor te algemene waarden zoals kwaliteit of professioneel. Iedereen verwacht namelijk van een tandarts dat hij een studie tandheelkunde heeft afgerond en regelmatig aan bijscholing doet.

Denk niet alleen in beleidsplannen maar onderschat vooral de meerwaarde en impact van jouw eigen medewerkers niet. Als je jouw patiënten in de praktijk centraal wil stellen dan kan dat betekenen dat je een veranderslag moet maken. Verandering kan je alleen bewerkstelligen als je de eigen medewerkers (laat) meewerken en draagvlak creëert. Dat doe je door goede communicatie, jouw medewerkers te betrekken bij jouw plannen en ze mee te laten denken over de visie van de praktijk. Als ‘kloppend hart’ van de praktijk, kunnen zij immers als geen ander zeggen waar de praktijk en het gehele team voor staan.

2. Deel de kernwaarden met jouw medewerkers en bespreek wat elke kernwaarde voor de praktijk betekent

Regulier werkoverleg, een teamdag, evaluatiegesprekken en beoordelingen schieten er vaak bij in, omdat het indirecte uren zijn en geen geld opleveren. Maar klopt deze redenering wel? Als je de patiënt centraal wilt stellen, moet je met elkaar afspreken wat dat dan betekent en welke taken/activiteiten daarbij horen. Deze taken/activiteiten kunnen een functie juist leuker en
uitdagender maken. Dit stralen jouw medewerkers vervolgens weer uit naar hun collega’s, maar belangrijker nog: óók naar de patiënten.

Laat de praktische invulling van de kernwaarden terugkomen in jouw personeelsbeleid

Een goed evaluatie of beoordelingsformulier biedt ruimte voor kernwaarden. Deze gesprekken zijn namelijk essentieel. Veel evaluaties worden gehouden bij het koffieapparaat, maar dat werkt niet. Een medewerker krijgt dan onvoldoende aandacht en waardering. Een medewerker wil graag weten waar hij of zij aan toe is, wat zijn of haar taken en verantwoordelijkheden zijn. Een functieprofiel en een functioneringsgesprek scheppen dus rust, structuur en duidelijkheid. Daarnaast gaat een functioneringsgesprek niet alleen over het functioneren van deze individuele medewerker, maar ook over het functioneren van de praktijk. Hier kan je als praktijk eigenaar dus ook veel informatie ter verbetering van de praktijk uit halen.

3. Handel conform de kernwaarden

Wees consequent in de naleving van de kernwaarden. Medewerkers doen niet wat je zegt maar wat jij als leidinggevende doet. Geef het goede voorbeeld. Het is daarom van belang om kernwaarden te nemen die bij jou passen, juist dan wordt het authentiek en positief ervaren. Laat ook het jaarlijkse uitje bijvoorbeeld eens in het thema van een of meerdere kernwaarden staan zodat jouw medewerkers de kernwaarden zelf kunnen ervaren.

4. Creëer een cultuur waar iedereen elkaar helpt om jouw patiënten iedere dag weer de kernwaarden te laten ervaren

Voorkom dat je de gehele dag de politieagent moet uithangen. Geef medewerkers mede de verantwoordelijkheid om de kernwaarden binnen de praktijk tot leven te laten komen. Vergeet niet te waarderen. Met leuke attenties zoals de ‘actie van de week’ of het ‘compliment van de week’ zet je jouw mensen al snel op scherp. Iedereen wordt immers graag gewaardeerd.

5. Zorg dat het team op elkaar is afgestemd

Hierdoor kan je als praktijkhouder optimaal gebruik maken van de verschillende kwaliteiten in het team. Deze kwaliteiten kunnen elkaar versterken en aanvullen. Hierdoor ben je als groep minder kwetsbaar en zullen de medewerkers meer als een team gaan acteren in plaats van solistisch. Dit versterkt niet alleen het teamgevoel, maar ook het plezier, om iedere dag weer met deze mensen aan de slag te gaan en patiënten te laten glimlachen.

Zorg voor tevreden patiënten doe je samen

Zorg is mensenwerk. Het uitdragen en naleven van een goed personeelsbeleid is daarom zo belangrijk. Dat betekent niet alleen aandacht voor het vak of de patiënt maar een goed personeelsbeleid betekent ook 100% aandacht voor de medewerkers, het hart van de praktijk! De zorg voor blije, tevreden, patiënten is iets wat je samen doet.

p.s. weet je dat we regelmatig trainingen en workshops geven over dit onderwerp en andere aan HR gelieerde onderwerpen? Kijk gerust op deze pagina of stuur ons een mailtje voor meer informatie.