Hoe werf je de juiste medewerker?

Een vacature invullen is voor veel bedrijven een niet- alledaags klusje. Hoe pak je de werving aan, waar zoek je naar sollicitanten en hoe vinden sollicitanten jouw bedrijf?

Het functieprofiel

Allereerst is van belang om vast te stellen waar de behoefte ligt. Wat voor persoon zoek je? Welke competenties moet de nieuwe medewerker hebben? Maar ook: Wat voor persoonlijkheid past binnen jouw bedrijf? Welke vaardigheden zijn van belang? Kortom, er moet een zogenaamd functieprofiel worden opgesteld dat een duidelijk beeld geeft van de functie en van de persoon die de functie gaat uitvoeren.

Als je een advertentie plaatst voor dit functieprofiel, via werving & selectie bureaus, sociale media of website, vergeet dan niet te vermelden wat jouw bedrijf de kandidaat allemaal te bieden heeft. Jouw bedrijf aantrekkelijk maken voor klanten is één. Door goede arbeidsvoorwaarden en een fijne werkomgeving in een prettig team te bieden, maak je de functie nog veel aantrekkelijker voor kandidaten.

Er kan overwogen worden om een stagiaire aan te nemen. Van belang is dan dat er wel genoeg ruimte is om deze stagiaire te begeleiden. Voorop staat dat een stagiaire een goedkope arbeidskracht is, maar er moet daarnaast geïnvesteerd worden in tijd om deze stagiaire dingen uit de praktijk te leren.

De selectie

In lokale – of vakbladen kan geadverteerd worden voor de vacature, maar ook netwerken op LinkedIn, Facebook of Instagram kunnen benaderd worden om de vacature bekend te maken. Ook kan je een gratis vacature plaatsen op vacaturesites zoals Indeed.

Kunnen sollicitanten bellen of per mail reageren? Binnen welke termijn? Hoeveel kandidaten ben je van plan uit te nodigen? Plan tijd in voor sollicitatiegesprekken en wellicht een korte rondleiding in de praktijk.

Het sollicitatiegesprek

Bereid je vervolgens voor op het sollicitatiegesprek. Je hebt niet alleen vragen voor de sollicitant, maar de sollicitant zal waarschijnlijk ook vragen hebben voor jou. Maak bijvoorbeeld een checklist met vragen die je de verschillende sollicitanten zou willen stellen. Hierdoor kan je de antwoorden van de verschillende sollicitanten ook beter achteraf vergelijken.

Uitverkoren?

Heb je de keuze voor de meest geschikte kandidaat gemaakt, dan komt het moment van aanstelling.

Meld de kandidaat schriftelijk, telefonisch of persoonlijk dat hij  aangenomen is. Het is fatsoenlijk om iedere kandidaat te berichten over de uitkomst van de sollicitatie en het liefst persoonlijk. Een kandidaat kan wellicht later nog geschikt zijn. Ook voor de kandidaat is het leerzaam om te horen waarom hij niet is gekozen uit de sollicitanten.

Onderhandeling

Maak vervolgens een afspraak waarin de arbeidsvoorwaarden, de proeftijd en het contract besproken worden. Dit is de fase van onderhandeling. Een kandidaat kan bepaalde ‘eisen’ stellen, en het is aan jou om daarmee akkoord te gaan of niet. Dit is puur een kwestie van vraag en aanbod. De arbeidsvoorwaarden van jouw branchevereniging kunnen gebruikt worden als richtlijn maar zijn niet per se bindend. Het is aan te raden om eigen arbeidsvoorwaarden en huisregels op te stellen, waarmee je jouw bedrijf een eigen identiteit geeft. Zo staat niet alleen jouw bedrijf goed op de kaart, maar leert jouw nieuwe (maar ook huidige) medewerkers gelijk een professionele manier van werken aan.

Het bieden van aanvullende scholing, kan eveneens als belangrijke arbeidsvoorwaarde worden gezien. Hiermee houd je de professionaliteit van jouw medewerkers in de praktijk op peil.

Een vliegende start

Ook al heeft een nieuwe medewerker veel ervaring, hij moet wel worden ingewerkt. Een vast inwerkprogramma kan heel veel tijd schelen. Zo hoeft de praktijk niet bij iedere nieuwe medewerker (of stagiair) het wiel opnieuw uit te vinden. Het geeft op een vaste manier duidelijk aan hoe het bedrijf werkt. Een goed inwerkprogramma geeft niet alleen de huisregels van jouw bedrijf weer, maar laat ook zien met welke protocollen jullie werken en wat er van de nieuwe medewerker of stagiaire verwacht wordt en wie hem of haar gaat begeleiden.

Maak daarnaast een checklist met alle gegevens die je van de nieuwe medewerker of stagiaire nodig hebt. Denk hierbij aan de administratieve verplichtingen voor de salarisadministratie, maar ook de diploma’s of een mogelijke Hepatitis B inenting. Dit is meteen de basis van een goed personeelsdossier.